par | Oct 23, 2024 | Partage, Réflexions

La gestion des lits traditionnelle (bed management) et la gestion intelligente des lits (smart bed management) sont deux approches utilisées dans les établissements de santé pour optimiser l’utilisation des lits disponibles, mais elles diffèrent principalement par l’utilisation de la technologie.

Bed management

La gestion des lits traditionnelle implique la planification, la programmation, la régulation et le pilotage des lits d’hospitalisation par une équipe dédiée à cette tâche. Ses objectifs principaux sont

    • optimiser la durée des séjours hospitalier
    • assurer une prise en charge efficace des patients
    • allouer les ressources de manière efficiente

Cette pratique présente plusieurs contraintes majeures :

    • Manque de visibilité en temps réel : les informations sur la disponibilité des lits ne sont souvent pas mises à jour en temps réel, ce qui peut entraîner des retards dans l’admission des patients.
    • Charge administrative élevée : le personnel doit consacrer beaucoup de temps à des tâches administratives manuelles, comme la mise à jour des registres et la coordination entre les services.
    • Problèmes de coordination : la communication entre les différents services peut être inefficace, ce qui complique la gestion des flux de patients et peut entraîner des erreurs ou des retards.
    • Utilisation inefficace des ressources : sans une vue d’ensemble claire et actualisée, il est difficile d’optimiser l’utilisation des lits disponibles, ce qui peut conduire à des situations de sur- ou sous-utilisation.
    • Difficultés de planification : La planification des admissions et des sorties peut être complexe et imprécise, rendant difficile la gestion des pics d’activité et des urgences.

Avec une gestion des lits traditionnelle, l’équipe de bed management joue un rôle crucial pour assurer une utilisation optimale des lits disponibles. Elle est souvent composée d’un/e responsable de la coordination et de l’optimisation de l’occupation des lits, idéalement de cadres de santé qui supervisent les opérations quotidiennes et assurent la liaison entre les différents services (mais cela peut être des IDE ou des AS, dépendamment de la disponibilité des ressources humaines) et parfois on y adosse un personnel administratif dédié qui gère les tâches administratives liées à l’admission et à la sortie des patients.

L’équipe de bed management doit

    • assurer que les patients soient admis et sortis de manière efficace pour maximiser l’utilisation des lits
    • faciliter la communication entre les différents services hospitaliers pour éviter les retards et les erreurs
    • maintenir une vue d’ensemble des lits disponibles et occupés pour une gestion proactive

Pour ce faire, elle utilise des registres (parfois manuels, souvent informatisés – merci XL -) utilisés pour suivre les admissions, les sorties et les transferts de patients. Elle organise de nombreuses réunions de coordination pour discuter des besoins et des disponibilités en lits. Son défi le plus grand est de disposer d’informations fiables tout en gérant de nombreuses tâches manuelles chronophages.

La taille d’une équipe de bed management dans une gestion traditionnelle des lits peut varier en fonction de la taille de l’établissement de santé et de ses besoins spécifiques. Une estimation typique pour un hôpital de taille moyenne serait de 7 personnes, soit 1 responsable et 6 gestionnaires (un actif pour chaque grande unité de soins : Médecine, Chirurgie et Obstétrique + 3 en réserve pour permettre d’assurer un service permanent). Cette équipe travaille en étroite collaboration avec les autres services hospitaliers pour assurer une gestion efficace des lits et répondre aux besoins des patients de manière optimale.

Smart bed management

Avec une gestion intelligente des lits (ou smart bed management), le travail de l’équipe de gestion est considérablement allégé grâce à l’intégration de technologies avancées. Avec à cette approche

    • les tâches administratives sont automatisées grâce aux systèmes intelligents qui mettent à jour en temps réel les informations sur la disponibilité des lits, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle alors que les alertes et notifications automatiques informent le personnel des changements de statut des lits, des admissions et des sorties
    • la communication est simplifiées grâce aux outils numériques qui facilitent le transfert de l’information entre les différents services, permettant une coordination plus fluide et rapide alors que toutes les données pertinentes sont accessibles via une interface unique, ce qui simplifie la prise de décision
    • les ressources sont optimisées grâce aux algorithmes d’intelligence artificielle qui peuvent prévoir les besoins en lits en fonction des tendances passées et des données actuelles, ce qui aide à mieux planifier les admissions et les sorties
    • la gestion devient proactive en identifiant les goulots d’étranglement potentiels et en proposant des solutions avant qu’ils ne deviennent problématiques
    • le stress du personnel se réduit au fur et à mesure de la réduction des tâches répétitives et il peut utiliser ce temps gagné pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’implémentation d’un système de smart bed management permet de réduire la taille de l’équipe tout en maintenant, voire en améliorant, l’efficacité de la gestion des lits. Ainsi la taille peut passer de 7 à 3, soit 1 responsable et 2 gestionnaires. Cette réduction est rendue possible grâce à

    • l’automatisation des tâches, notamment les tâches administratives chronophage
    • une gestion plus efficace des lits, nécessitant moins de personnel pour obtenir les mêmes résultats
    • une réduction des erreurs, car les systèmes intelligents minimisent les erreurs humaines
    • une meilleure coordination, car les plateformes intégrées facilitent la communication et la coordination

Un système de smart bed management permet donc de rationaliser les processus et d’optimiser les ressources humaines, souvent en réduisant la taille de l’équipe nécessaire pour gérer efficacement les lits. Il intègre des technologies avancées comme les systèmes d’information en temps réel, l’intelligence artificielle et les capteurs connectés pour améliorer l’efficacité et la réactivité.

Pourquoi privilégier le smart bed management 

    Investir dans le smart bed management peut offrir plusieurs retours sur investissement (ROI) significatifs pour les hôpitaux :

      1 / Réduction des coûts opérationnels : en automatisant les tâches administratives et en optimisant l’utilisation des lits, les hôpitaux peuvent réduire les coûts liés à la gestion manuelle et à l’inefficacité.

      2 / Amélioration de la satisfaction des patients : une meilleure gestion des lits permet de réduire les temps d’attente et d’améliorer la coordination des soins, ce qui conduit à une plus grande satisfaction des patients.

      3 / Augmentation de l’efficacité du personnel : en réduisant le temps passé sur des tâches administratives, le personnel peut se concentrer davantage sur les soins aux patients, augmentant ainsi l’efficacité globale.

        4 / Optimisation de l’utilisation des ressources : le smart bed management permet une meilleure allocation des lits disponibles, réduisant les périodes de non-utilisation et maximisant l’efficacité des ressources hospitalières.

        5 / Amélioration des résultats cliniques : une meilleure coordination des soins et une gestion plus efficace des lits peuvent conduire à de meilleurs résultats pour les patients, notamment en réduisant les complications liées aux retards dans les soins.

        6 / Visibilité en temps réel : les solutions de smart bed management offrent une visibilité en temps réel sur l’occupation des lits, permettant une prise de décision plus rapide et plus informée.

        Ces avantages montrent que le smart bed management peut non seulement améliorer l’efficacité opérationnelle des hôpitaux, mais aussi contribuer à une meilleure qualité des soins et à une satisfaction accrue des patients.

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